Sore itu, awal November
2013, ketika perjalanan pulang dari pekerjaan di luar kota, HP ku berbunyi. Aku
cek HP, terpampang no Pak N, Manajerku di mana aku bekerja. Dia menanyakan,
apakah aku sudah punya Pasport? Aku jawab sudah, kebetulan memang aku sudah
punya pasport sejak Mei 2012.
Singkat cerita, ternyata
Pak N, menanyakan Pasportku agar aku siap-siap untuk tugas dinas ke LN. Aku bertanya tanya, akan ditugaskan dimana
ya? Jangan-jangan ke Suriname, Etiopia, Syiria, he he, bercanda. Pak N
memintaku untuk berangkat ke UK pada tanggal 10 January 2014 dan segera membuat
Visa UK.
Begitu mengetahui kabar
tersebut, aku browsing lewat Mbah Google
tentang pengurusan Visa UK.
Alhamdulillah banyak yang posting tentang cara
mengurus Visa UK, baik yang hasilnya positif alias diterima ataupun ditolak. Karena
bagiku ini kesempatan emas untuk mengenal dunia baru, akupun mempersiapkannya
dengan sebaik-baiknya. Aku tidak peduli akan hasilnya, meskipun teman kantor
ada yang membisiki, "Susah lho dapet Visa UK. Kemarin aja Direktur kita
bersama beberapa manajer mau kesana tidak bisa karena Visanya ditolak."
Aku lebih fokus kepada proses yang harus aku lalui dan siapkan dengan sebaik-baiknya.
Dan karena pengalaman mengurus visa ini sangat berharga, aku coba untuk
berbagai informasi khususnya pengurusan "Visa Business", semoga
bermanfaat.
Setelah puas googling
sana sini, mulailah aku mengumpulkan dokumen-dokumen untuk persiapan aplikasi
Visa UK. Ada web yang sangat informatif dan akurat untuk mengetahui tentang
Visa UK. Klik aja http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/visiting/ dan lebih detail untuk dokumen apa saya yang
harus dipersiapakan bisa dilihat di http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/sitecontent/documents/out-of-country/visitors.pdf. Pastikan kita siapkan dokumen yang
dipersyaratkan. Aku mencoba mempersiapkan semuanya, dan membuat check list
secara detail dokumen yang wajib dan
barangkali bisa ditambahkan untuk memperkuat aplikasi visa kita. Dan aku
memilih untuk mengurusnya sendiri, say no to Calo, dengan harapan aku
mengetahui detail prosesnya dan aku bisa berbagai dengan kalian semua :).
Berikut ini adalah list
dokumen yang aku siapkan:
1. Visa Application Form
Pengisian Visa Application Form
dilakukan secara Online di situs: https://www.visa4uk.fco.gov.uk/. Klik Register an Account dan input informasi
yang diminta. Pastikan alamat emailnya benar, karena informasi untuk Log in
awal dikirim ke email kita. Lengkapi semua data yang diminta, dan pastikan
sesuai dengan apa yang akan kita lakukan di UK nanti, mulai dari tujuan visit,
jenis visa yang kita apply (harus sesuai dengan tujuan kunjungan), alamat
tinggal disana, dll). Kita bisa menyimpan terlebih dahulu data yang ada di
applikasi online ini apabila ada informasi yang belum kita dapatkan, maksimal 1
minggu ya. Begitu semua sudah diisi lengkap, agak bersabar memang, karena data
yang kita input cukup banyak dan detail, maklum UK terkenal cukup hati-hati
menerima visitor selanjutnya aplikasi kita cek kembali agar tidak ada informasi
wajib terisi tetapi terlewat atau salah mengisinya. Begitu sudah yakin, dokumen
dapat disave dan diprint, jangan lupa pada bagian signature (ada 2 halaman)
wajib ditandatangani. Oh iya, saat aplikasi online kita akan mendapatkan
Reference Number (GWF). No ini digunakan untuk membuat Appointment secara
online untuk menyerahkan aplikasi kita. Untuk membuat Appointment secara online
bisa log ini di https://legacy.visa4uk.fco.gov.uk/AppProcess/s_Login.aspx. Silakan mengiri Reference Number dengan no GWF
yang tadi sudah kita terima. Kebetulan saya waktu itu selesai mengisi aplikasi
visa pada tanggal 1 December 2013, dan dapat pilihan beberapa tanggal
Appointment, aku memilih yang tanggal 4 December 2013, sementara waktu
ditentukan secara otomatis, aku dapat yang jam 8 pagi. Tahap satu selesai...
2. Passport
Pasport wajib hukumnya kita miliki
ketika ingin ke LN, dan biasaya untuk pengurusan visa pasport sebaiknya masih
berlaku lebih dari 6 bulan. Kalau yang kuran dari itu sebaiknya segera
perpanjang terlebih dahulu.
3. Photo
Untuk foto memang ada ketentuannya,
silakan bisa dibaca lebih detail di link berikut:
4. Letter of Invitation
Karena rencana kunjungan saya ke UK
untuk tugas dinas dari kantor, aku termasuk dalam kategori "Visa
Business" sehingga salah satu dokumennya adalah "Letter of
Invitation" pihak yang mengundang kita ke UK. Letter invitation ini bisa sebaiknya berasal dari pihak yang
diwakili (Nama yang menandatangani undangan) adalah UK citizen atau orang asli UK. Jangan lupa pastikan alamat personal
pengundang, minimal alamat lengkap kantor dan no teleponnya karena di aplikasi
form online kita diminta memasukan nama personal yang ingin kita temui disana. Undangan bisa difax langsung dari sana, atau
dikirim email kemudian kita print ditempat kita.
5. Evidence of Previous Dealing with Who Inviting
Dokumen ini cukup penting, yakni bukti
komunikasi kita dengan pengundang. Biasanya kita korespondensi terkait rencana
kegiatan disana melalui email kan? Nah, itu diprint saja karena ini penting
sebagai bukti bahwa kita tidak tiba-tiba saja datang tanpa perencanaan dan
tujuan kita juga jelas.
6. Personal Identity
Dokumen personal identity dapat berupa
Fotokopi KTP, Kartu Keluarga dan Akta kelahiran. Kesemuanya bisa dalam bahasa
Indonesia.
7. Evidence Marital Status
Bagi yang sudah menikah perlu untuk menyiapkan
Kartu Nikah sebagai bukti kalau kita nggak akan cari pasangan di UK, heehe.
8. Evidence Current Employment
Dokumen ini adalah surat dari kantor dimana
kita bekerja yang berisi infomasi bahwa
kita bekerja disana, kapan mulai bekerja, gaji berapa, dan diizinkan untuk ke
UK dalam rangka apa, berapa hari, dan juga dinyatakan bahwa kita akan kembali
bekerja sepulang dari UK.
9. Bank Books
Dokumen yang dimaksud adalah fotokopi
buku tabungan minimal 3 bulan terakhir. Dokumen ini akan memberikan info bagi
UK Embassy bahwa kita punya penghasilan tetap dan tidak akan mencari pekerjaan
di UK. Kemarin sempat iseng tanya dengan travel agent, katanya harus di atas 50
juta, atau 100 juta. Tapi itu menurutku jumlah uang di Buku Tabungan bukanlah
hal yang paling utama, ada yang saking kayanya bisa memperlihatkan di buku
tabungan lebih sejumlah ratusan juta, tetapi tidak lolos juga. Dan justru banyak
juga yang memperlihatkan apa adanya, dengan uang pas-pasan bisa lolos. Kadang-kadang
UK Embassy heran ketika tiba-tiba melihat rekening bank visa applicant menjadi sangat
besar diluar pemasukan rutin setiap bulannya. Sudahlah, jangan dipaksakan, apa
adanya saja.
10. Bank
Letter
Surat ini dapat kita minta di Bank
dimana kita menyimpan uang. Sampaikan saja kita memerlukan surat referensi
untuk pengurusan Visa, pasti dikasih. Biasanya bank meminta beberapa puluh ribu
untuk menerbitkan surat tersebut. Jangan lupa minta format surat dalam bahasa
Inggris dan jangan kelupaan juga membawa materai 6000. Biasanya dalam waktu 2-3 hari sudah jadi
suratnya. Bank Letter yang asli lho yang disampaikan untuk Visa Applicant nya,
jangan yang fotokopian.
11. Payslips
and Tax Return
Setiap gajian kita dapat slip gaji
kan? Nah kumpulkan slip gaji kita 6 bulan terakhir dan bukti pembayaran pajak
kita. Biasaya di slip gaji sudah ada potongan untuk pembayaran pajak. Fotokopi
juga kartu NPWP dan Jamsostek kita, bisa untuk menguatkan.
12. Hotel
Booking Confirmation
Untuk booking hotel merupakan hal yang
cukup penting, karena UK Embassy perlu mengetahui dimana kita akan tinggal selama
di UK, agar tidak dikira menggelandang, heehe. Booking bisa lewat internet dan
nanti akan mendapatkan Hotel Booking
Confirmation. Atau bisa juga lewat teman kita kalau memiliki teman di UK.
13. Travel
Booking Confirmation and Travel Assurance
Sebelum mengajukan visa, kita
sebaiknya booking tiket pesawat dahulu. Bisa minta bantuan ke travel agent
untuk booking, nanti dari travel agent akan memberikan konfirmasi detail tiket
perjalanan kita. Dan sebaiknya booking untuk tiket pergi dan pulang, tetapi
jangan di issued dulu, takutnya aplikasi visa kita belum berhasil.
Dan sebaiknya kita juga membeli Travel
Assurance, bisa lewat travel agent. Aku kemarin membeli yang paket Zurich,
kurang lebih $30, dan apabila kita tidak jadi berangkat bisa kita cancel dan
kita mendapat 90% dari yang kita bayarkan.
14. Other
Attachement
Aku kemarin melampirkan beberapa
dokumen tambahan sebagai penguat dokumen-dokumen lainnya. Aku melampirkan
ijazah terakhir juga company profile tempat dimana kita bekerja agar semakin
meyakinkan apabila kita memang akan ada kepentingan yang cukup penting di UK. Dan
bisa juga melampirkan dokumen-dokumen penting lainnya sesuai keperluan.
Setelah semuanya lengkap, kita bawa semua dokumen
tersebut ke kantor Official Partner UK Border Agency yakni VFS, detailnya bisa
dilihat di sini http://www.vfs-uk-id.com/vfsglobalintroduction.html. Kantor tersebut ada dua, di Jakarta dan Bali,
aku sengaja memilih Jakarta karena lebih dekat. Alamat di Jakarta: PT. VFS
Services Indonesia, 22 Floor, Zone B, Plaza Asia, Jl. Jend. Sudirman Kav. 59,
Jakarta 12190. Mengingat tanggal Visa Appointment ku adalah 4 Desember 2013 jam
8 pagi, aku sengaja datang tanggal 3 December untuk menginap di Jakarta, dan
pagi-pagi sekitar jam 7.30 aku sudah "nongol" di kantor VFS. Aku
langsung masuk di kantor tersebut, di depan kantor ada Women Security lengkap
denga metal detector. Tas dititipkan
di security VFS dan kita hanya diperbolehkan membawa dokumen terkait. Lamtop,
HP dan alat elektronik lainnya tidak diizinkan dipergunakan. Aku mencoba mau
memfoto kantornya agar teman2 tahu detailnya, tetapi ditegur security nya, hee.
Tidak lama kemudian, setelah 10 menit aku
dipanggil untuk menuju loket 2, kebetulan tidak sedang musing liburan jadi yang
apply visa tidak banyak. Aku diminta mengeluarkan dokumen aplikasi lengkap
denga pasportnya. Petugas yang cukup ramah mengecek dokumenku dan akupun
bertanya, apakah masih ada dokumen yang belum lengkap. Menurutnya sudah lengkap
dan detail. Dalam datiku berkata, ya iyalah, dokumenaplikasinya aku clip jadi setengah
tebal skripsiku di Kehutanan UGM, agar lengkap dan clear, heee.
Selanjutnya, kita diminta membayar uang pengajuan
visa sebesar Rp 1,520,000. Dan apabila kita ingin mendapatkan informasi status
pengajuan visa kita, kita bisa mendaftar untuk mendapatkan informasi melalui HP
(Charge Rp 25,000) dan untuk pengembalian dokumen pasport beserta visanya melalui
jasa courier Rp 50,000 agar kita tidak bolak-balik kesana. Waktu pengurusannya
sekitar 2-3 minggu, dan apabila kita ingin lebih cepat (5 hari jadi) kita bisa
pakai paket ekspress dengan menambah Rp 2,000,000. Oh iya, untuk issued Visa
UK, di Indonesia tidak ada, jadi dokumen kita akan dibawa ke Bangkok untuk
approvalnya, mungkin itu juga yang menyebabkan biasa jadi lebih besar dan lebih
lama.
Selepas dari bagian administrasi, kita diminta
menunggu untuk foto dan scan sidik jari, semuanya sudah include dalam biaya di
atas. Dan selelah itu diminta mengisi kuisioner untuk memberikan masukan
terkait pelayanan VFS kepada kita. Dan setelah semua aku jalani, aku lihat jam
tangan ternyata baru jam 8 pagi. Artinya akan hanya memerlukan waktu 30 menit
untuk menyelesaikan administrasi pengurusan visanya. Wah, padahal tiket pulang
ke Jogja aku buat sore hari, awalnya khawatir kalau banyak yang antri. Aku
putuskan untuk mampir di kantorku yang di Jakarta, ternyata disana berteme
dengan Jane dan Michael, keduanya teman kerja dari Australia yang keduanya
pernah ke UK, jadi bisa dapat banyak informasi dari mereka tentang UK.
Kemudian, pada tanggal 19 December 2013, aku
mendapatkan email dan SMS terkait perkembangan pengajuan visa UK ku. Semakin
berdebar-debar saja, karena ternyata didalamnya belum ada informasi apakah
aplikasi kita diterima atau tidak, hanya menerangkan posisi dokumen kita ada
dimana. Aku coba kontak kantor VFS, dan menurut mereka dokumen hasil aplikasiku
baru proses pengiriman, dan akhirnya tanggal 24 Desember baru sampai di kantor.
Kebetulan posisiku baru di Surabaya waktu itu, jadi aku tidak bisa melihat
langsung dokumen tersebut. Kuminta bantuan rekan kantor yang standby karena
sebagian besar sudah cuti tahunan untuk membukan dokumen tersebut. Dia aku
minta untuk mengecek, apakah di pasportku ada stempel visa UK nya. Setelah beberapa
saat dicek, dia bilang kalau tidak ada stempel visa UK nya. Haaaah, aku
menghela nafas panjang. Berarti aplikasi visa UK ku ditolak, dan akupun hanya
berkata dalam hati, mungkin ini memang yang terbaik dari Allah untukku. Kita
tidak pernah mengetahui apa yang terbaik untuk kita.
Selang sehari setelah itu, aku sudah melupakan
hasil aplikasi visaku yang gagal. Dan menggunakan banyak waktunya untuk
menikmati liburan bersama istri dan anak-anak, tetapi tetap saja masih penasaran,
apa ya alasan dari UK Embassy menolak aplikas visaku? Apakah karena aku belum
penah ke Eropa, ada dokumen yang terlewat atau karena sebab lainnya. Kebetulan
ada rekan kantor yang tinggal di Jogja juga, aku meminta bantuannya untuk
membawa dokumen tersebut ke Jogja. Tanggal 28 Desember 2013 , tadi malam,
disela-sela menghabiskan malam mingguan bareng istri dan anak2, aku mampir ke
tempat temanku, mengambil dokumen. Istriku yang pertama bilang, ayo buka
dokumennya, padahal dalam hatiku aku malas membukanya karena tahu isinya
ditolak. Selang beberapa saat aku buka dokumennya, istri kaget, lho ini kok ada
stampel UK di pasport, katanya ditolak? Akupun kaget, kemudian aku cek ternyata
benar, ada stempel Visa UK di halaman 12 pasportku. Subhanallah, wal
hamdulillah, wala ilaha illawwaah. Maha Suci Allah, aplikasi visa UK ku
ternyata berhasil. Dan kemarin sepertinya rekanku belum teliti mengecek
pasportku, atau jangan-jangan dia ingin membuat surprise untuk ku plus setengah
mengerjai, hee.
Bismillah, semoga perjalanan ini
memberikan tambahan pengetahuan dan pembelajaran bagi untukku di masa depan. Terlebih
lagi, adanya keberkahan dalam perjalananku. Dan semoga coretan ini bermanfaat
bagi siapapun, terutama yang sedang mempersiapkan aplikasi visa UK nya.
#Selepas shubuh, 29 Desember 2013 ditemani 2
bidadari kecil yang sedang asyik bermain :)