Salam BUMI, Pasti LESTARI

Dan apakah mereka tidak memperhatikan bumi, berapakah banyaknya Kami tumbuhkan di bumi itu pelbagai macam tumbuh-tumbuhan yang baik?
(Asy Syu'araa' :7)

Minggu, 29 Desember 2013

Cara Membuat Visa UK (Business Visa)

Dear blogger...
Sore itu, awal November 2013, ketika perjalanan pulang dari pekerjaan di luar kota, HP ku berbunyi. Aku cek HP, terpampang no Pak N, Manajerku di mana aku bekerja. Dia menanyakan, apakah aku sudah punya Pasport? Aku jawab sudah, kebetulan memang aku sudah punya pasport sejak Mei 2012.
Singkat cerita, ternyata Pak N, menanyakan Pasportku agar aku siap-siap untuk tugas dinas ke  LN. Aku bertanya tanya, akan ditugaskan dimana ya? Jangan-jangan ke Suriname, Etiopia, Syiria, he he, bercanda. Pak N memintaku untuk berangkat ke UK pada tanggal 10 January 2014 dan segera membuat Visa UK.
Begitu mengetahui kabar tersebut, aku browsing lewat Mbah Google tentang pengurusan Visa UK. 

Alhamdulillah banyak yang posting tentang cara mengurus Visa UK, baik yang hasilnya positif alias diterima ataupun ditolak. Karena bagiku ini kesempatan emas untuk mengenal dunia baru, akupun mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya. Aku tidak peduli akan hasilnya, meskipun teman kantor ada yang membisiki, "Susah lho dapet Visa UK. Kemarin aja Direktur kita bersama beberapa manajer mau kesana tidak bisa karena Visanya ditolak." Aku lebih fokus kepada proses yang harus aku lalui dan siapkan dengan sebaik-baiknya. Dan karena pengalaman mengurus visa ini sangat berharga, aku coba untuk berbagai informasi khususnya pengurusan "Visa Business", semoga bermanfaat.

Setelah puas googling sana sini, mulailah aku mengumpulkan dokumen-dokumen untuk persiapan aplikasi Visa UK. Ada web yang sangat informatif dan akurat untuk mengetahui tentang Visa UK. Klik aja http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/visas-immigration/visiting/ dan lebih detail untuk dokumen apa saya yang harus dipersiapakan bisa dilihat di http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/sitecontent/documents/out-of-country/visitors.pdf. Pastikan kita siapkan dokumen yang dipersyaratkan. Aku mencoba mempersiapkan semuanya, dan membuat check list secara detail dokumen  yang wajib dan barangkali bisa ditambahkan untuk memperkuat aplikasi visa kita. Dan aku memilih untuk mengurusnya sendiri, say no to Calo, dengan harapan aku mengetahui detail prosesnya dan aku bisa berbagai dengan kalian semua :).

Berikut ini adalah list dokumen yang aku siapkan:
1.   Visa Application Form
Pengisian Visa Application Form dilakukan secara Online di situs: https://www.visa4uk.fco.gov.uk/. Klik Register an Account dan input informasi yang diminta. Pastikan alamat emailnya benar, karena informasi untuk Log in awal dikirim ke email kita. Lengkapi semua data yang diminta, dan pastikan sesuai dengan apa yang akan kita lakukan di UK nanti, mulai dari tujuan visit, jenis visa yang kita apply (harus sesuai dengan tujuan kunjungan), alamat tinggal disana, dll). Kita bisa menyimpan terlebih dahulu data yang ada di applikasi online ini apabila ada informasi yang belum kita dapatkan, maksimal 1 minggu ya. Begitu semua sudah diisi lengkap, agak bersabar memang, karena data yang kita input cukup banyak dan detail, maklum UK terkenal cukup hati-hati menerima visitor selanjutnya aplikasi kita cek kembali agar tidak ada informasi wajib terisi tetapi terlewat atau salah mengisinya. Begitu sudah yakin, dokumen dapat disave dan diprint, jangan lupa pada bagian signature (ada 2 halaman) wajib ditandatangani. Oh iya, saat aplikasi online kita akan mendapatkan Reference Number (GWF). No ini digunakan untuk membuat Appointment secara online untuk menyerahkan aplikasi kita. Untuk membuat Appointment secara online bisa log ini di https://legacy.visa4uk.fco.gov.uk/AppProcess/s_Login.aspx. Silakan mengiri Reference Number dengan no GWF yang tadi sudah kita terima. Kebetulan saya waktu itu selesai mengisi aplikasi visa pada tanggal 1 December 2013, dan dapat pilihan beberapa tanggal Appointment, aku memilih yang tanggal 4 December 2013, sementara waktu ditentukan secara otomatis, aku dapat yang jam 8 pagi. Tahap satu selesai...

2.   Passport
Pasport wajib hukumnya kita miliki ketika ingin ke LN, dan biasaya untuk pengurusan visa pasport sebaiknya masih berlaku lebih dari 6 bulan. Kalau yang kuran dari itu sebaiknya segera perpanjang terlebih dahulu.

3.   Photo
Untuk foto memang ada ketentuannya, silakan bisa dibaca lebih detail di link berikut:

4.   Letter of Invitation
Karena rencana kunjungan saya ke UK untuk tugas dinas dari kantor, aku termasuk dalam kategori "Visa Business" sehingga salah satu dokumennya adalah "Letter of Invitation" pihak yang mengundang kita ke UK. Letter invitation ini bisa sebaiknya berasal dari pihak yang diwakili (Nama yang menandatangani undangan) adalah UK citizen atau orang asli UK. Jangan lupa pastikan alamat personal pengundang, minimal alamat lengkap kantor dan no teleponnya karena di aplikasi form online kita diminta memasukan nama personal yang ingin kita temui disana.  Undangan bisa difax langsung dari sana, atau dikirim email kemudian kita print ditempat kita.

5.   Evidence of Previous Dealing with Who Inviting
Dokumen ini cukup penting, yakni bukti komunikasi kita dengan pengundang. Biasanya kita korespondensi terkait rencana kegiatan disana melalui email kan? Nah, itu diprint saja karena ini penting sebagai bukti bahwa kita tidak tiba-tiba saja datang tanpa perencanaan dan tujuan kita juga jelas.

6.   Personal Identity
Dokumen personal identity dapat berupa Fotokopi KTP, Kartu Keluarga dan Akta kelahiran. Kesemuanya bisa dalam bahasa Indonesia.

7.   Evidence Marital Status
Bagi yang sudah menikah perlu untuk menyiapkan Kartu Nikah sebagai bukti kalau kita nggak akan cari pasangan di UK, heehe.

8.   Evidence Current Employment
Dokumen ini adalah surat dari kantor dimana kita bekerja  yang berisi infomasi bahwa kita bekerja disana, kapan mulai bekerja, gaji berapa, dan diizinkan untuk ke UK dalam rangka apa, berapa hari, dan juga dinyatakan bahwa kita akan kembali bekerja sepulang dari UK.

9.    Bank Books
Dokumen yang dimaksud adalah fotokopi buku tabungan minimal 3 bulan terakhir. Dokumen ini akan memberikan info bagi UK Embassy bahwa kita punya penghasilan tetap dan tidak akan mencari pekerjaan di UK. Kemarin sempat iseng tanya dengan travel agent, katanya harus di atas 50 juta, atau 100 juta. Tapi itu menurutku jumlah uang di Buku Tabungan bukanlah hal yang paling utama, ada yang saking kayanya bisa memperlihatkan di buku tabungan lebih sejumlah ratusan juta, tetapi tidak lolos juga. Dan justru banyak juga yang memperlihatkan apa adanya, dengan uang pas-pasan bisa lolos. Kadang-kadang UK Embassy heran ketika tiba-tiba melihat rekening bank visa applicant menjadi sangat besar diluar pemasukan rutin setiap bulannya. Sudahlah, jangan dipaksakan, apa adanya saja.

10. Bank Letter
Surat ini dapat kita minta di Bank dimana kita menyimpan uang. Sampaikan saja kita memerlukan surat referensi untuk pengurusan Visa, pasti dikasih. Biasanya bank meminta beberapa puluh ribu untuk menerbitkan surat tersebut. Jangan lupa minta format surat dalam bahasa Inggris dan jangan kelupaan juga membawa materai 6000.  Biasanya dalam waktu 2-3 hari sudah jadi suratnya. Bank Letter yang asli lho yang disampaikan untuk Visa Applicant nya, jangan yang fotokopian.

11. Payslips and Tax Return
Setiap gajian kita dapat slip gaji kan? Nah kumpulkan slip gaji kita 6 bulan terakhir dan bukti pembayaran pajak kita. Biasaya di slip gaji sudah ada potongan untuk pembayaran pajak. Fotokopi juga kartu NPWP dan Jamsostek kita, bisa untuk menguatkan.

12. Hotel Booking Confirmation
Untuk booking hotel merupakan hal yang cukup penting, karena UK Embassy perlu mengetahui dimana kita akan tinggal selama di UK, agar tidak dikira menggelandang, heehe. Booking bisa lewat internet dan nanti akan mendapatkan Hotel Booking Confirmation. Atau bisa juga lewat teman kita kalau memiliki teman di UK.

13. Travel Booking Confirmation and Travel Assurance
Sebelum mengajukan visa, kita sebaiknya booking tiket pesawat dahulu. Bisa minta bantuan ke travel agent untuk booking, nanti dari travel agent akan memberikan konfirmasi detail tiket perjalanan kita. Dan sebaiknya booking untuk tiket pergi dan pulang, tetapi jangan di issued dulu, takutnya aplikasi visa kita belum berhasil.
Dan sebaiknya kita juga membeli Travel Assurance, bisa lewat travel agent. Aku kemarin membeli yang paket Zurich, kurang lebih $30, dan apabila kita tidak jadi berangkat bisa kita cancel dan kita mendapat 90% dari yang kita bayarkan.

14. Other Attachement
Aku kemarin melampirkan beberapa dokumen tambahan sebagai penguat dokumen-dokumen lainnya. Aku melampirkan ijazah terakhir juga company profile tempat dimana kita bekerja agar semakin meyakinkan apabila kita memang akan ada kepentingan yang cukup penting di UK. Dan bisa juga melampirkan dokumen-dokumen penting lainnya sesuai keperluan.

Setelah semuanya lengkap, kita bawa semua dokumen tersebut ke kantor Official Partner UK Border Agency yakni VFS, detailnya bisa dilihat di sini http://www.vfs-uk-id.com/vfsglobalintroduction.html. Kantor tersebut ada dua, di Jakarta dan Bali, aku sengaja memilih Jakarta karena lebih dekat. Alamat di Jakarta: PT. VFS Services Indonesia, 22 Floor, Zone B, Plaza Asia, Jl. Jend. Sudirman Kav. 59, Jakarta 12190. Mengingat tanggal Visa Appointment ku adalah 4 Desember 2013 jam 8 pagi, aku sengaja datang tanggal 3 December untuk menginap di Jakarta, dan pagi-pagi sekitar jam 7.30 aku sudah "nongol" di kantor VFS. Aku langsung masuk di kantor tersebut, di depan kantor ada Women Security lengkap denga metal detector. Tas dititipkan di security VFS dan kita hanya diperbolehkan membawa dokumen terkait. Lamtop, HP dan alat elektronik lainnya tidak diizinkan dipergunakan. Aku mencoba mau memfoto kantornya agar teman2 tahu detailnya, tetapi ditegur security nya, hee.
Tidak lama kemudian, setelah 10 menit aku dipanggil untuk menuju loket 2, kebetulan tidak sedang musing liburan jadi yang apply visa tidak banyak. Aku diminta mengeluarkan dokumen aplikasi lengkap denga pasportnya. Petugas yang cukup ramah mengecek dokumenku dan akupun bertanya, apakah masih ada dokumen yang belum lengkap. Menurutnya sudah lengkap dan detail. Dalam datiku berkata, ya iyalah, dokumenaplikasinya aku clip jadi setengah tebal skripsiku di Kehutanan UGM, agar lengkap dan clear, heee.

Selanjutnya, kita diminta membayar uang pengajuan visa sebesar Rp 1,520,000. Dan apabila kita ingin mendapatkan informasi status pengajuan visa kita, kita bisa mendaftar untuk mendapatkan informasi melalui HP (Charge Rp 25,000) dan untuk pengembalian dokumen pasport beserta visanya melalui jasa courier Rp 50,000 agar kita tidak bolak-balik kesana. Waktu pengurusannya sekitar 2-3 minggu, dan apabila kita ingin lebih cepat (5 hari jadi) kita bisa pakai paket ekspress dengan menambah Rp 2,000,000. Oh iya, untuk issued Visa UK, di Indonesia tidak ada, jadi dokumen kita akan dibawa ke Bangkok untuk approvalnya, mungkin itu juga yang menyebabkan biasa jadi lebih besar dan lebih lama.

Selepas dari bagian administrasi, kita diminta menunggu untuk foto dan scan sidik jari, semuanya sudah include dalam biaya di atas. Dan selelah itu diminta mengisi kuisioner untuk memberikan masukan terkait pelayanan VFS kepada kita. Dan setelah semua aku jalani, aku lihat jam tangan ternyata baru jam 8 pagi. Artinya akan hanya memerlukan waktu 30 menit untuk menyelesaikan administrasi pengurusan visanya. Wah, padahal tiket pulang ke Jogja aku buat sore hari, awalnya khawatir kalau banyak yang antri. Aku putuskan untuk mampir di kantorku yang di Jakarta, ternyata disana berteme dengan Jane dan Michael, keduanya teman kerja dari Australia yang keduanya pernah ke UK, jadi bisa dapat banyak informasi dari mereka tentang UK.

Kemudian, pada tanggal 19 December 2013, aku mendapatkan email dan SMS terkait perkembangan pengajuan visa UK ku. Semakin berdebar-debar saja, karena ternyata didalamnya belum ada informasi apakah aplikasi kita diterima atau tidak, hanya menerangkan posisi dokumen kita ada dimana. Aku coba kontak kantor VFS, dan menurut mereka dokumen hasil aplikasiku baru proses pengiriman, dan akhirnya tanggal 24 Desember baru sampai di kantor. Kebetulan posisiku baru di Surabaya waktu itu, jadi aku tidak bisa melihat langsung dokumen tersebut. Kuminta bantuan rekan kantor yang standby karena sebagian besar sudah cuti tahunan untuk membukan dokumen tersebut. Dia aku minta untuk mengecek, apakah di pasportku ada stempel visa UK nya. Setelah beberapa saat dicek, dia bilang kalau tidak ada stempel visa UK nya. Haaaah, aku menghela nafas panjang. Berarti aplikasi visa UK ku ditolak, dan akupun hanya berkata dalam hati, mungkin ini memang yang terbaik dari Allah untukku. Kita tidak pernah mengetahui apa yang terbaik untuk kita.

Selang sehari setelah itu, aku sudah melupakan hasil aplikasi visaku yang gagal. Dan menggunakan banyak waktunya untuk menikmati liburan bersama istri dan anak-anak, tetapi tetap saja masih penasaran, apa ya alasan dari UK Embassy menolak aplikas visaku? Apakah karena aku belum penah ke Eropa, ada dokumen yang terlewat atau karena sebab lainnya. Kebetulan ada rekan kantor yang tinggal di Jogja juga, aku meminta bantuannya untuk membawa dokumen tersebut ke Jogja. Tanggal 28 Desember 2013 , tadi malam, disela-sela menghabiskan malam mingguan bareng istri dan anak2, aku mampir ke tempat temanku, mengambil dokumen. Istriku yang pertama bilang, ayo buka dokumennya, padahal dalam hatiku aku malas membukanya karena tahu isinya ditolak. Selang beberapa saat aku buka dokumennya, istri kaget, lho ini kok ada stampel UK di pasport, katanya ditolak? Akupun kaget, kemudian aku cek ternyata benar, ada stempel Visa UK di halaman 12 pasportku. Subhanallah, wal hamdulillah, wala ilaha illawwaah. Maha Suci Allah, aplikasi visa UK ku ternyata berhasil. Dan kemarin sepertinya rekanku belum teliti mengecek pasportku, atau jangan-jangan dia ingin membuat surprise untuk ku plus setengah mengerjai, hee.

Bismillah, semoga perjalanan ini memberikan tambahan pengetahuan dan pembelajaran bagi untukku di masa depan. Terlebih lagi, adanya keberkahan dalam perjalananku. Dan semoga coretan ini bermanfaat bagi siapapun, terutama yang sedang mempersiapkan aplikasi visa UK nya.

#Selepas shubuh, 29 Desember 2013 ditemani 2 bidadari kecil yang sedang asyik bermain :)



10 komentar:

  1. Cerita yang menarik.. kerja dimana ya sepertinya banyak kenalan dimana mana :-) saya sudah pernah apply visa UK namun ditolak, mas termasuk yang beruntung.. selamat ya, bisa bertugas disana

    BalasHapus
  2. Dear Mbk Arika Yasmine, terimakasih untuk comentnya. Saya kerja di sebuah charity yang pusatnya di swiss di bidang industri dan lingkungan. Bagaimana, apakah ada rencana untuk apply visa kembali?

    BalasHapus
  3. Tadi siang kebetulan ada yang tanya, bisa cap visa gk? Saya adalah penjual tiket pesawat. kebetulan yang beli tiket mau ke Singapore. Lalu saya browsing gmn cara buat visa n cerita mz anton menarik

    BalasHapus
  4. Terimakasih Lebah Cantik untuk apresiasinya. Salam kenal dari saya.

    BalasHapus
  5. Hallo Mas Anton, terima kasih sudah sharing pengalaman nya. Saya lg proses bikin UK Visit Visa, ada pertanyaan yg mungkin mas bs bantu.
    Untuk biaya nya berarti 2x bayar ya? Sekali pas isi form online ( pay by credit card/paypal ) dan sekali pas pengajuan documents di VFS ? terima kasih banyak atas bantuannya.

    BalasHapus
  6. Hello Dewi, untuk pembayarannya hanya sekali, yakni ketika di VFS. Semoga bermanfaat.

    BalasHapus
  7. Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.

    BalasHapus
  8. Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.

    BalasHapus
  9. Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.

    BalasHapus
  10. pak..tanya dong..pasport nya warna hijau atau hitam?

    salam kenal
    liya^^

    BalasHapus